اهمیت پیاده‌سازی نظام آراستگی5S

با چه وضعیتی از محیط کار خارج می‌شوید؟

خیلی مهم است که بدانیم زمان ترک محل کار چه نکاتی را رعایت کنیم تا فردا صبح که به پشت میز کار برمی گردیم اوضاع و حس و حال بهتری داشته باشیم. جالب است بدانید در پی تحقیقاتی که بواسطه پژوهشگران صورت گرفته است اگر ما میز خود را در حالت آشفته و درهم ترک کنیم، فردا صبح که باز می‌گردیم و با این محیط بهم ریخته روبرو می‌شویم، خستگی دیروز، مجدد در بدن ما پدیدار می‌شود. این کار باعث عدم توجه به بهداشت محیط کار می شود

موضوع بهداشت محیط کار یا همان اهمیت آراستگی در سازمان‌ها تا حد قابل توجهی می‌تواند در بهره وری و افزایش کار مؤثر باشد. اولین بار این موضوع بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت. آن‌ها با الگوبرداری از برخی صنایع آمریکایی و اروپایی نظام آراستگی یا همان 5S را ارائه کردند.
5S ترکیبی از ۵ کلمه ژاپنی است که با حرف S شروع می‌شود و به منظور آراستگی و بهداشت محیط کار ارائه شده است.

اجازه بدهید برای درک بهتر این مفهوم در محیط‌های اداری، با یک مثال اهمیت موضوع را توضیح بدهم:
فرض کنید در یک دفتر کاری، میز کار هر کارمند پر از اسناد، دستگاه‌، لوازم و ابزار‌هایی است که بصورت بهم ریخته و بدون سامان روی هم انباشته شده‌اند. این وضعیت باعث می‌شود که کارمندان به دنبال اسناد و لوازم مورد نیاز خود وقت بیشتری را صرف کنند و احتمال ایجاد خطا، خستگی، کاهش انگیزه، اتلاف وقت و عدم بهره وری و زمان بری در عملکردشان قطعاً افزایش می‌یابد.

در این شرایط، با اجرای 5S در دفتر کار خود، وظیفه مرتب‌سازی و ترتیب‌بندی میز کار وسایر فضا‌های دفتر به شرح زیر انجام می‌شود:

۱. Sort (مرتب‌سازی):
در مرحله اول، کارمندان باید مواردی را که به طور نادرست بر روی میز کار خود قرار داده‌اند را شناسایی و آن‌ها را حذف یا جدا کنند. به عنوان مثال، می‌توان به وسایلی که دیگر به آن‌ها نیازی نداریم مانند اسناد و لوازم الکترونیکی قدیمی (پرینتر‌هایی که مدت هاست بدون استفاده روی میز قرار دارند)، کابل‌های بدون استفاده، مجسمه، عکس یا گلدان‌های تزئینی اشاره کرد. مطمئن هستم همزمان با خواندن این مرحله بسیاری از تجهیزات بدون استفاده روی میز کار خود را شناسایی کرده‌اید. بسیار خوب پس دست به کار شوید و همزمان با مطالعه هر مرحله، محیط اطراف خود را مرتب و منظم کنید. به شما قول می‌دهم بعد از پیاده‌سازی این سیستم در محیط کار یا زندگی شخصی خود، احساس رضایت بیشتری در محیط اطرأفتان احساس می‌کنید. پس به جای تنبلی و احمال کاری، همین الان مشغول به کار شوید و شروع کنید. قطعاً از نتیجه کار شگفت‌زده خواهید شد.

۲. Set in Order (ترتیب‌بندی):
در مرحله دوم، مواد و ابزار‌ها را با ترتیب و بصورت شماره شده قرار می‌دهیم تا به آسانی قابل تشخیص باشند. علاوه بر این، برچسب‌گذاری بر روی محل قرارگیری ابزار‌ها باید به درستی انجام شود. به عنوان مثال، اسناد مربوط به یک پروژه مشخص را در یک پرونده مشخص قرار می‌دهیم و در قفسه یا کتابخانه به ترتیب شماره لیست می‌کنیم.

۳. Shine (تمیزکاری):
وارد مرحله سوم می‌شویم که هدف، تمیز نگه داشتن محیط است. کارمندان باید روی میز و سایر محل‌های مربوط به کار خود را پاک و تمیز نگهدارند.

۴. Standardize (استانداردسازی):
در مرحله چهارم، فرآیند‌ها و معیار‌های استاندارد برای مرتب‌سازی و ترتیب‌بندی تعیین می‌شود و به همه کارمندان آموزش داده می‌شود که محیط کاری همیشه باید بصورت پاکیزه و مرتب باشد. توجه به این نکته بسیار مهم است که تعیین قوانین و سیاست‌های کلی، مربوط به تمام اعضا شرکت می‌باشد.

۵ .Sustain (پایداری):
و در آخرین مرحله، تلاش می‌شود تا سیستم 5S در طول زمان پایدار باشد. برای این منظور، برنامه‌های زیادی جهت کنترل کیفیت و دیگر اقدامات منظم‌سازی انجام می‌شود.

با توجه به اعمال اصول 5S و ایجاد ترتیب و نظم در محیط کار، کارمندان از امکان یافتن سریع‌تر اطلاعات و ابزار‌های مورد نیاز خود بهره‌مند خواهند شد. در نتیجه می‌توان گفت که نظام آراستگی 5S باعث افزایش بهره‌وری، کاهش استرس و بهبود محیط کاری خواهد شد.